Инструкция по ведению архива испытательной лаборатории
Dating > Инструкция по ведению архива испытательной лаборатории
Download links: → Инструкция по ведению архива испытательной лаборатории → Инструкция по ведению архива испытательной лаборатории
А до этого эксперты хотели, чтобы мы хранили архив протоколов либо в сканах электронно или под ЭЦП, либо на бумаге. Должностные инструкции для сотрудников лаборатории. Возможно ли все, что вы прописали, осуществить в деле? Про архив, про аттестацию рабочих мест, документы по охране труда. Сократим директору затраты на бумагу и картриджи что очень сомневаюсь что премируется проведу процедуры по уничтожению 14-15 года, с минимальными сроками хранения. Средство измерений техническое средство, предназначенное для измерений, имеющее нормированные метрологические характеристики, воспроизводящее и или хранящее единицу физической величины, размер которой принимают неизменным в пределах установленной погрешности в течение известного интервала времени. Согласованные акты после утверждения их начальником лаборатории в двух экземплярах направляются на рассмотрение и утверждение Генеральному директору. Все эти действия должны применяться в лаборатории для управления документацией.
Конечно, некоторые процедуры управления документацией имеются в каждой аккредитованной лаборатории утверждение, регистрация, хранение и др. Сотрудники испытательных лабораторий, имеющие специальную подготовку по вопросам качества ответственные или управляющие по качеству , как правило, сильно загружены основными обязанностями, поэтому не имеют времени для разработки собственной системы управления документацией. В связи с этим хорошо было бы иметь несколько готовых, работающих схем и выбрать из них ту, которая больше подходит для конкретной испытательной лаборатории и может быть взята за основу при разработке процедур управления документацией. В данной статье описана простая и хорошо работающая система управления документацией, которая используется в отделе анализа и экспертиз Гохрана России далее - Отдел более года и пока не давала серьезных сбоев. Отдел занимается анализом и экспертизой драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, имеет национальную и европейскую аккредитацию в этой области. При разработке процедур управления документацией некоторые идеи и приемы были позаимствованы из рекомендаций немецкого Органа по аккредитации DACH. Кроме того, процедуры системы должны быть простыми и удобными как для работы, так и для контроля их выполнения. Сразу следует отметить, что вся документация, относящаяся к системе качества, в нашем Отделе ведется только на бумаге. Это связано с тем, что в условиях отсутствия компьютерных сетей и недостатка компьютеров, когда одним компьютером пользуются по очереди несколько человек для выполнения различных работ, в том числе и не относящихся к области аккредитации, очень сложно наладить надлежащий контроль документации, хранящейся на электронных носителях. Основными процедурами системы, в соответствии с требованиями нового стандарта, являются: утверждение и выпуск документов; регистрация документов и порядок выдачи сотрудникам для работы; внесение изменений; порядок отмены документов; хранение документации. Регистрацию всех документов, хранение, выдачу в работу, внесение изменений выполняет только сотрудник, которому поручена эта работа - менеджер по архиву. Эта нагрузка является дополнительной к основной работе эксперта и указана в приложении к его должностной инструкции. В нашем архиве хранятся не только утратившие силу документы, но и все оригиналы действующих документов. В работе находятся только зарегистрированные копии. Структура документов по качеству В соответствии с п. Любой документ системы качества кроме документа на методику измерений, структуру которого определяет соответствующий стандарт имеет разделы: название; оглавление; общие положения область применения ; используемые термины если необходимо ; ответственность и права; описание порядок работы ; порядок внесения изменений. Содержание большинства разделов не вызывает вопросов. Идентификация, утверждение и выпуск документов На рисунке показано, как оформляется любой документ системы качества, чтобы он соответствовал требованиям стандарта. Документ имеет все элементы идентификации, установленные новым стандартом. Внизу титульного листа имеется рамка, в которой регистрируется, кем и когда документ составлен, проверен, утвержден и введен в действие. Документ утверждается руководителем, только если он оформлен таким образом. Гохран России Отдел анализа и экспертиз Руководство по качеству 01-РК-03-99 Глава РК-05 Управление документацией Редакция 04 Стр. Внешним документам законам, государственным стандартам, постановлениям, приказам и др. Текущие версии документов по качеству и внутренних, и внешних находятся в обращении в виде зарегистрированных копий. Оригинал документа имеет учетный лист, который содержит номер копии, фамилию получателя, дату выдачи, подпись получателя, дату возврата копии в архив и подпись ответственного лица менеджера по архиву или лица, его замещающего. Для удобства хранения и доступа к документации на рабочих местах все необходимые копии документов подшиваются в скоросшиватель. Если необходимы копии, которые не нужно регистрировать например, для передачи заказчику, для использования в качестве справочного материала на совещании и др. Такие копии не регистрируются и не подлежат обслуживанию по внесению изменений, но, тем не менее, являются официальными. Копии, не имеющие утвержденного штампа, не считаются официальными и не могут использоваться при работе в области аккредитации. Внесение изменений Решение о внесении изменений в документ по качеству принимает руководитель на основании предложений менеджера по качеству. Предложения о внесении изменений предварительно обсуждаются на заседании методической комиссии Отдела. Менеджер по качеству отвечает за своевременное внесение изменений в документы по качеству. Менеджер по архиву отвечает за регистрацию изменений, их своевременное внесение в оригинал и во все действующие копии и уничтожение изъятых из обращения документов или их частей. Изменения вносят в оригинал документа от руки. Запись сопровождается датой и подписью ответственного лица менеджера по качеству или менеджера по архиву. Затем менеджер по архиву снимает копии с исправленной страницы и заменяет эту страницу во всех зарегистрированных копиях документа. Раз в год во время проведения руководством анализа деятельности Отдела рассматривается вопрос о создании новой редакции документа, если в него внесено достаточно много существенных рукописных изменений. Первичная документация может содержать технические данные и данные по качеству. К первичной документации, содержащей технические данные, относятся рабочие журналы, распечатки результатов анализа, калибровки, промежуточные данные, данные по персоналу, копии выданных протоколов испытаний и т. Первичная документация по качеству - это протоколы внутреннего аудита, отчеты по анализу деятельности со стороны руководства, информация по корректирующим действиям и т. В соответствии с п. В предлагаемой системе управления документацией все первичные данные хранятся на бумаге. Допускается хранить некоторые первичные данные например, калибровки, спектры, но не условия проведения измерений и не результаты испытаний в памяти компьютера без перенесения на бумагу только в том случае, если данный компьютер управляет работой конкретного испытательного оборудования и не используется для других целей, а распечатка этих данных по каким-то причинам затруднена или нецелесообразна. Рабочие журналы регистрируются в архиве. Записи в рабочих журналах ведут от руки чернилами или шариковой ручкой, страницы нумеруют перед началом использования журнала. Все записи должны иметь дату. Записи в рабочих журналах нельзя стирать, замазывать, исправлять. Неправильную запись зачеркивают одной горизонтальной чертой и пишут рядом исправленный вариант, ставят дату исправления и подпись. Не допускается вести записи, относящиеся к области аккредитации, на отдельных листках или в незарегистрированных тетрадях. Отмененные документы по качеству хранятся в архиве в течение 5 лет, а затем подлежат уничтожению. Рабочие журналы хранятся на рабочих местах в лаборатории в течение 3 лет, а затем в архиве не менее 5 лет. Компьютерные распечатки хранятся в сейфах или запираемых шкафах на рабочих местах в течение 6 месяцев, после чего могут быть уничтожены в порядке, установленном соответствующими инструкциями Гохрана России для конфиденциальной информации. Копии выданных протоколов испытаний хранятся в архиве в течение 3 лет. Данные по персоналу хранятся в архиве в папках личных дел. Как видите, все очень просто. Самое сложное - добиться, чтобы сотрудники правильно вели рабочие журналы и не записывали навески на бумажках. Начало активности дата : 01. Рубрика: Испытания, измерения, анализ.
Last updated
